وجّهت إمارة منطقة مكة المكرمة، إلى الجهات الرسمية في مختلف وزارات ومؤسسات الدولة، أنها لن تقبل الخطابات التي توقع نيابةً عن أصحاب الصفة الأصيلة التي لا يرد فيها اسم الموقِّع وصفته.
وأوضحت أنها رصدت في بعض الخطابات سواء من خارج الإمارة أو الخطابات المتداولة داخل ديوان الإمارة، وجود توقيع شخص غير صاحب الصفة الأصيل، وذلك بالاكتفاء بعبارة (عنه) من دون توضيح اسم الشخص الذي قام بالتوقيع. وشددت على أهمية كتابة اسم الشخص المكلف بالتوقيع عن المسؤول الأصيل، استناداً إلى ما ورد في الرأي النظامي لوزارة الخدمة المدنية، بما نصه: “الأسلوب الأمثل لتذييل الخطابات عند التكليف أن يكتب اسم الوظيفة الرسمية مع عبارة (بالنيابة)، إضافة لاسم الشخص المكلف وتوقيعه”.
وأكدت الإمارة أهمية تقيد المراكز والجهات الحكومية بالرأي النظامي لوزارة الخدمة المدنية، وعلى إدارات ديوان الإمارة، بالإضافة للمحافظات والمراكز، عدم قبول الخطابات الواردة لهم والتي لم يتم التقيد فيها بذلك، بما فيها الوثائق التي يتم توقيعها من دون اسم مثل بيانات الاستلام والتسليم، وعلى مركز الاتصالات بديوان الإمارة إعادة الخطابات الواردة له التي لم يتم التقيد فيها بذلك، وعلى الإدارة العامة للمتابعة بديوان الإمارة اتخاذ اللازم حيال ما يلاحظ.
