نظم مركز الوثائق والمحفوظات بجامعة الباحة اليوم، ورشة عمل بعنوان “نشر الوعي الوثائقي في الأجهزة الحكومية”, بحضور معالي رئيس الجامعة الدكتور عبدالله بن يحيى الحسين, وعدد من عمداء الكليات ومديري العموم ومديري الإدارات، ومنسوبي الجامعة.
وأكد معاليه دور مركز الوثائق والمحفوظات في جمع وثائق الجامعة وتنظيمها وحفظها لتسهيل الحصول عليها وفق أحدث التقنيات لأن التوثيق يعد مكونًا أساسيًا من المكونات التي بنيت عليها رؤية المملكة 2030، وإتاحة المعلومات وتنظيم تبادلها واستثمارها والاستفادة منها في تحقيق الرؤية الطموحة نحو الوصول لمجتمع المعرفة ومشاركة المعلومات.
وأشاد الحسين بدور المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وأهمية عمله، مؤكدًا تطلع جامعة الباحة إلى العمل على المزيد من التنسيق بينها وبين المركز لتقديم ورش عمل ودورات تدريبية لمنسوبي الجامعة لرفع الوعي الوثائقي.
بدوره أوضح وكيل الجامعة الدكتور عبدالرحمن بن محمد الشرفي أن الهدف من تطوير خبرات منسوبي ومنسوبات الجامعة في مجالات التعامل مع الوثائق، والعمل على شرح وتطبيق آليات المركز الوطني للوثائق والمعلومات، في كل ما يخص التعامل مع الوثائق.
عقب ذلك انطلقت الورشة التي تضمنت عددًا من المحاور منها إنشاء نظام الوثائق والمحفوظات، وأنواع الوثائق سواء كانت وثائق مالية أو إدارية، أو تخصصية، ودرجات السرية لها، والبرنامج الأرشيفي، وأهمية دمج الوثائق والاتصالات الإدارية في الجهاز، إضافة إلى عرض آلية جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز، وإعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال المركز وتنفيذها بعد إقرارها، وكذلك توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقًا للوائح المركز.
