المساعد الإداري.. فئة وظيفية واسعة تستدعي تعيين شخص يقدم مختلف أنواع الدعم الإداري للأفراد، ومن الممكن أن يكون مصطلح “المساعد الإداري” مسمى رسميًا، أو أن يكون وصفًا عامًا لعمل موظف في أحد المكاتب.
ومنذ فترة قامت وزارة الخدمة المدنية بالتنسيق مع وزارة التعليم، بتعيين عدد كبير بمسمى مساعد إداري في مدارس التعليم العام، وكان هدف الوزارة هو رفع العبء عن المعلم في ما يخص الأعمال الإدارية من ناحية إكمال ملفات الطلاب، وإدخال النتائج وتحريرها في جميع مراحل التعليم.
كما أن للمساعد الاداري العديد من المهام في جميع جوانب التنظيم الإداري والجدولة، وتنسيق محاضر الاجتماعات والمقابلات والأحداث، وكذلك إعداد المراسلات، وتنظيم الملفات، والقيام بالمساندة الإدارية وأعمال السكرتارية، والإشراف على العمل، ومتابعة تنفيذ القرارت الإدارية المختلفة والمرتبطة بالرئيس المباشر والهيكل التنظيمي في العمل.
وللمساعد الإداري واجبات أخرى كثيرًا ما تذهب إلى ما هو أبعد من مهام السكرتارية، وتشمل التعامل مع الأمور اللوجيستية للمكتب مثل طلب المعدات والبريد والأوراق الصادرة والواردة إلى المنشأة.
كما أن المساعد الإداري يعد مصدرًا للمعلومات مع الجمهور، وعلى هذا النحو يتصرف أحيانًا باسم المنشأة التي يكون فيها، فعلى الأشخاص الذين يعملون في هذا المنصب أن يكونوا مهتمين بالتفاصيل، وقادرين على التعاون مع العديد من المهام في وقت واحد، لأن هذا العمل يتطلب الكثير من التفاعل مع الناس في المكتب وكذلك العملاء.
